Tietosuojaseloste – Microsoft Teams

Tietosuojaselosteet yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 artiklan ja sitä seuraavien artiklojen mukaisesti

1. Rekisterinpitäjä

Books on Demand GmbH, Puh.: +358 (0)9-2516 634, info@bod.fi on vastuussa henkilötietojesi keräämisestä ja käsittelystä Microsoft Teamsin (jäljempänä "Teams") käytön yhteydessä.

Huomio: Jos avaat Teams-verkkosivuston, vastaa tietojen käsittelystä Teams-palvelun tarjoajana Microsoft Corporation. Verkkosivuston avaaminen on tarpeen vain, jos lataat ohjelmiston Teamsin käyttöä varten. Mikäli et halua tai voi käyttää Teams-sovellusta, voit käyttää Teamsia selaimen kautta. Tällöin palvelu tarjotaan myös Microsoftin verkkosivuston kautta.

2. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojasi käsitellään digitaalisten kokousmuotojen, kuten verkkokokousten, videoneuvotteluiden ja webinaarien, suunnittelun, organisoinnin ja toteutuksen mahdollistamiseksi. Oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 alakohdan f alakohdan mukainen oikeutettu etu digitaalisen kokouksen asianmukaiseen suunnitteluun ja järjestämiseen. Palveluun valinta tapahtuu yrityksen sisäisten ja ulkoisten (yksityisten) Internet-käyttöisten laitteiden avulla.

Käytämme yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan Microsoft Corporationin Teams-työkalua konferenssipuhelujen, verkkokokousten, videokonferenssien ja webinaarien (jäljempänä "verkkokokoukset") järjestämiseen.

Teams-ohjelman käyttötavasta ja -laajuudesta riippuen kerätään tai käsitellään erityyppisiä tietoja. Näitä ovat erityisesti:

• Henkilötiedot (esim. etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, profiilikuva).
• kokouksen tiedot (esim. päivämäärä, kellonaika, verkkokokouksen kesto, kokouksen nimi, osallistujien IP-osoiteet),
• teksti-, ääni- ja videotiedot (esim. keskusteluhistoriat, video- ja äänitiedostot),
• Yhteystiedot (esim. puhelinnumerot, maiden nimet, alkamis- ja päättymisajat, IP-osoitteet).

Työntekijänä sinulla on käyttäjätili, jonka avulla voit järjestää ja pitää verkkokokouksia "käyttäjänä" tai "järjestäjänä". Käyttäjätilisi luomiseksi tai verkkokokouksen suunnittelemiseksi ja järjestämiseksi sinulta kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja: Nimi, käyttäjänimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero, salasana (jos ei käytetä kertakirjautumista).

Jos osallistut verkkokokoukseen sisäisenä tai ulkoisena osallistujana ("vieraana"), seuraa kampanjasivulla olevaa linkkiä. Kun rekisteröidyt verkkokokoukseen, sinun on annettava nimesi ja tarvittaessa sähköpostiosoitteesi. Osallistujana voit osallistua kokouksiin suoraan selaimen kautta ilman Teams-sovelluksen asentamista.

Tietojenkäsittelyn oikeusperusta on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 alakohdan b alakohta tai yleisen tietosuoja-asetuksen 88 artikla yhdessä sen kanssa. § 26 §:n 1 momentin 1. virke BDSG, jos ja siltä osin kuin verkkokokousten pitäminen on välttämätöntä työsopimuksen tai työsuhteen täyttämiseksi.

Jos osallistut verkkokokoukseen vieraana, saat järjestäjältä sähköpostitse pääsylinkin. Kun rekisteröidyt verkkokokoukseen, sinun on annettava nimesi ja tarvittaessa sähköpostiosoitteesi. Osallistujana voit osallistua kokouksiin suoraan selaimen kautta ilman Teams-sovelluksen asentamista. Tietojen käsittely tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 alakohdan b alakohdan perusteella, jos osallistumisesi verkkokokoukseen on välttämätöntä kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi. Sama pätee myös, jos verkkokokous on tarpeen pyyntösi perusteella toteutettavien sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Työkalu kerää myös käyttäjätietoja, joita tarvitaan tarjottujen palvelujen tarjoamiseen, tekniseen ja toiminnalliseen tukeen ja parantamiseen. Näitä ovat erityisesti tekniset tiedot laitteistasi, verkostasi ja internet-yhteydestäsi, kuten IP-osoite, MAC-osoite, muut laitetunnukset (UDID), laitetyyppi, käyttöjärjestelmän tyyppi ja versio, asiakasversio, kameratyyppi, mikrofoni tai kaiutin, yhteystyyppi).

Edellä mainittujen tietojen toimittaminen on edellytyksenä kokoukseen rekisteröitymiselle ja osallistumiselle. Osallistuminen ei ole mahdollista ilman näiden tietojen toimittamista.

Voit antaa lisätietoja itsestäsi, mutta sinun ei tarvitse. Voit myös vapaasti käyttää chat-toimintoa verkkokokouksen aikana. Voit myös itse kytkeä kameran ja mikrofonin päälle ja pois päältä tai mykistää ne.

Jos käytät chat-toimintoa, kirjoittamasi teksti käsitellään ja näytetään verkkokokouksessa. Jos kytket kameran tai mikrofonin päälle, päätelaitteesi mikrofonin ja päätelaitteen mahdollisen videokameran tietoja käsitellään kokouksen ajan.

Huomaa, että kaikkia tietoja, joita sinä tai muut lataatte, annatte tai luodaan verkkokokouksen aikana, käsitellään ainakin kokouksen ajan. Tämä koskee erityisesti chat- ja pikaviestejä, tiedostoja, whiteboardeja ja muita palvelun käytön aikana jaettuja tietoja.

Jos tietojenkäsittely Teams-palvelun käytön yhteydessä ei ole tarpeen työsuhteen tai kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi, se suoritetaan yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 alakohdan f alakohdan perusteella. Käsittelemme yrityksen tai organisaation yhteyshenkilöiden tietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 alakohdan f alakohdan perusteella. Yhteyshenkilönä voit milloin tahansa vastustaa tätä käsittelyä tulevaisuudessa GDPR:n 21 artiklan mukaisesti.

Lisätietoja tietojesi käsittelystä Teams-palvelun käytön yhteydessä on osoitteissa: www.microsoft.com/en-US/privacy/privacystatementjahttps://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/.

Velvollisuus toimittaa henkilötietosi: Sinulla ei ole sopimusperusteista eikä oikeudellista velvollisuutta toimittaa tietojasi. Jos et kuitenkaan anna tietojasi, emme voi ottaa sinuun yhteyttä.

3. Tietojen vastaanottaja

Emme siirrä tietojasi kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan vain, jos ne on nimenomaisesti tarkoitettu luovutettavaksi, jos olet nimenomaisesti antanut etukäteen suostumuksesi luovutukseen tai jos laki velvoittaa tai valtuuttaa meidät siihen. Huomaa, että verkkokokousten ja henkilökohtaisten kokousten sisältöä käytetään usein tietojen välittämiseen asiakkaille, sidosryhmille tai kolmansille osapuolille, ja se on siksi tarkoitettu luovutettavaksi.

Tietojasi käsitellessään Microsoft Ireland Operations Ltd ja Microsoft Corporation tukevat meitä palveluntarjoajina ja yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä tiukasti ohjeidemme mukaisesti. Ei voida sulkea pois mahdollisuutta, että tietojasi käsitellään myös EU:n tai ETA:n ulkopuolisissa kolmansissa maissa. Näiden tiedonsiirtojen osalta riittävä tietosuojan taso taataan EU:n komission Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä (EU-U.S. Data Privacy Framework) yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Lisäksi käytössä on EU:n vakiosopimuslausekkeita.

4 Tietojesi poistaminen

Käsittelemme tietojasi vain niin kauan kuin niitä tarvitaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Tämän jälkeen tietosi poistetaan, paitsi jos tietojesi käsittely tai säilyttäminen on tarpeen oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lakisääteisten säilytysvelvoitteiden tapauksessa tietojen poistamista harkitaan vasta kyseisen säilytysvelvoitteen päättymisen jälkeen.

Muussa tapauksessa sovelletaan seuraavia säilytys- ja poistoaikoja:

• Kaikki käyttäjätilitiedot poistetaan yleensä palvelun tarjoamisen päätyttyä.
• Tiedot tallennetaan väliaikaisesti Microsoftin palvelimille, jotta voidaan taata sujuva tiedonsiirto.
• Mediaa, joka lähetetään "kokoushuoneen" osallistujien välillä, ei tallenneta.
• Ääni- ja videosisältöä käsitellään suoratoistossa eikä sitä tallenneta.
• Chat-viestejä ei tallenneta pysyvästi.
• Emme myöskään tallenna mitään tietojasi pysyvästi.

5 Oikeutesi rekisteröitynä käyttäjänä

Yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä tietoja itseäsi koskevista henkilötiedoista ja oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti tai oikeus tietojen poistamiseen, jos jokin yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa mainituista syistä pätee, esim. jos tietoja ei enää tarvita tavoiteltuun tarkoitukseen. Sinulla on myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos jokin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetyistä edellytyksistä täyttyy, ja yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklassa säädetyissä tapauksissa oikeus tietojen siirrettävyyteen. Tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 alakohdan f alakohdan oikeusperustan nojalla, sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä milloin tahansa erityisestä tilanteestasi johtuvista syistä. Tällöin emme enää käsittele henkilötietoja, paitsi jos käsittelylle on todistettavasti pakottavia perusteltuja syitä, jotka syrjäyttävät etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos käsittely palvelee oikeudellisten vaatimusten laatimista, esittämistä tai puolustamista.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos olet sitä mieltä, että sinua koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojasäännöksiä. Oikeutta tehdä valitus voidaan käyttää erityisesti sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka on tai jossa väitetty rikkomus tapahtuu.

7 Tietosuojavastaavamme

Tietosuojavelvoitteidemme täyttämisessä meitä tukee tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavamme yhteystiedot ovat:

datenschutz nord GmbH
Hampurin toimipaikka
Sechslingspforte 2
22087 Hamburg
Saksa
Sähköposti: office@datenschutz-nord.de.